SharePoint

プロジェクト管理ツールの大事さをわかっていない会社はイタイ(画像はイメージ)

Web制作におけるプロジェクト管理ツールとは、優等生的な言い方をするとプロジェクトを円滑に進めるために必要なものである。

プロジェクト管理ツールとは

AI時代らしくCopilot(Microsoftの回し者じゃないよ)に聞いてみたら以下の回答だった。

『プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの計画、実行、監視、制御、完了までの各段階を効率的に管理するためのソフトウェアやアプリケーションのことです。チームの作業を整理し、進捗を可視化し、期限を守るために欠かせない存在です』

俺から補足するとすれば、企業や組織におけるWeb制作やWebサイト運営では、依頼者や制作者、承認する上司や管理部門など、役職や雇用形態、所属会社まで違う様々な人間が関わることになる。

きちんとしたプロジェクト管理ツールがあれば、「いまどんな状況?」「誰がボール持ってる?」「そんな話聞いてないよ」みたいな、時間のロスや卓袱台のひっくり返しを避けることができる。

代表的なプロジェクト管理ツール

代表的かどうか知らんが、俺が実際に複数の大手企業などで使ったことのあるWeb案件のプロジェクトツール一覧。

Asana

最近使っている企業が多い印象。

メッセージのやりとりとかの基本機能はもちろん、進捗や状況などをわかりやすく管理できる。インターフェースもオーソドックスで必要な機能も十分で、奇抜さがないのでオススメ。回し者じゃないよ。

Backlog

少し古典的な部類になるけど、アイコンとかインターフェースがカジュアルで、硬くなりがちな職場でこそ使ってほしいタイプ。

Webの現場では中小企業から大手まで、昔からよく見るプロジェクト管理ツール。

Questetra(クエステトラ)

設計とか工業製品とか自動車メーカーとかの分野でよく使われているっぽいけど、webの現場でも上の方針でBacklogからの乗り換えで一度だけ遭遇した。

Web制作の管理ツールとしてはそんなに使いやすかったイメージないけど、クエステトラポッドという呼び方をしている人がいた。

Redmine

大抵のプロジェクト管理ツールは月額いくらみたいな感じで使うのだけど、Reminｅに関しては無料で自前のサーバーとかに組み込んで使う。

技術志向の会社とかでは、エンジニアさんが導入してくれたりする。

有料製品に比べるとインターフェースなどがシンプルだけど、関係者と案件の進捗をやりとりしたりとか、基本的な機能は完備していると思う。

オープンソースでRubyを動かせる環境(LinuxとかMacとか)があれば個人でも使える。インストールは専門的だけど。

Trello

付箋紙というかカード型で案件を管理する。

Webデザイン系とか、ビジュアルシンカーの多い環境では使われている気がするけれど、個人的にはあまり使いやすいと思わない。個人のメモ用とかならいいんだけどね。

SharePointで案件を管理するとブラック職場になる

SharePointはMicrosoftの製品で、最近ではよく社内のイントラサイトの制作に使われていたりする。

ノーコードのCMSみたいに、ちょっとした社内向けのWebサイトの制作にも使わるから、阿波踊り大会とかのくだらない社内イベントの告知とか、どうでもいい社内部活動の部員募集ページとかの作成にも使われたりする。

それ以外にもWebページの更新依頼とか、新規ページの作成とかの依頼を投稿するようなページを作ることもできて、これが上記で紹介したようなプロジェクト管理ツールの代用として使われてしまうケースがある。

SharePointはプロジェクト管理ツールとして機能不足すぎる

俺は今まで2か所の職場でSharePointをプロジェクト管理ツールらしくものとして使わされたことがある。

SherePointの設計には詳しくはないのだが、上手に設定されている場合は依頼があった時にメールが飛ぶようになっていたり、案件が終了した時にポチっとチェックボックスを入れれば、依頼者に案件完了のメールが飛ぶようになっている。

案件画面から関係者にやりとりできないのが致命的

SharePointをプロジェクト管理ツールとして使っている職場の何が致命的にクソかというと、案件画面からメッセージのやりとりができないことである。

プロジェクト管理ツールを名乗っている他のツールだと、案件画面から進捗を報告したり、確認事項や画面サンプルの投稿をしたり、関係者全員にスムーズに連絡をすることができる。

しかし、SharePointではそんな基本的なコミュニケーションすらできないので、関係者のメールアドレスを調べてコピペして、Outlookで新規メール作成、TOに依頼者、CCに関係者をポチポチ入れて、「〇〇の案件でご連絡しました」とやらないといけない。

これだけで10分はかかるし、毎回、Outlookとかメーラーでやりとりするから、どの案件がどれだったかわかりづらいことになる。

大体の場合、ExcelとかGoogleスプレッドシートとかで依頼を受けた側(つまり俺)が自分で別途管理表を作るハメになるから、この段階で30分はロスすることになる。

web制作やサイト運用の現場では、複数の案件が同時に動くことが多いから、重要な返信を見落とす可能性もあるし、抱えている案件の数が増えるとOutlookとTeamsのチャットとSherePointを行き来しないとならないから、脳を無駄に消耗することになる。

誰がSharePointで管理しろって言ったのか

Web制作のブラックな事情を知っていたらSharePointで案件を管理するという発想にならないけれど、なぁなぁのトップダウンの組織だとありがちである。

すでに月額いくらで導入しているSharePointがあるんだから、これで管理すればいいじゃん、という安易な発想である。

Web制作とかサイト運営をまともにやったことがないんだろうけど、大企業とかで社員数が多くて、依頼者になる可能性になる人の数が多い場合、プロジェクト管理ツールだとユーザー数に応じて料金がかかったりするから、SharePointで経費削減するんだろうね。俺の想像だけど。

それだったらオープンソースのRedMineがあるじゃん、ていう話だけど、こんなデスマーチ的な職場は上がパワハラ野郎だったり、お局だったりして、基本アホ過ぎて破綻しているからどうにもならない。

案件に入る時にプロジェクト管理ツールを確認しよう

俺の経験上、プロジェクト管理ツールは何を使っているか聞いて口篭もったり、ShrePointだったりする場合はデスマーチ的な職場だと判断できる。

すんごい暇な職場ならいいけど、毎日数件以上の案件が依頼される職場でShrePointだったらストレスでおかしくなるから注意。

ShrePointではプロジェクト管理はできないってMicrosofが公言すべきだとも思う。